Das Wetter wird besser und neben den Indoor-Veranstaltungen, die den Winter überwiegend geprägt haben, kommen jetzt immer mehr Outdoor-Events auf den Plan.

Die Organisation einer im Freien stattfindenden Veranstaltung ist dabei grundlegend anders als bei einem Event, der ausschließlich indoor durchgeführt wird. Auf der einen Seite sind Outdoor-Events in der Planung deutlich komplexer, da es viel mehr kurzfristige Faktoren gibt, wie zum Beispiel ein unvorhergesehener Wetterumschwung durch Regen oder Gewitter oder auch absehbare Faktoren wie starke Sonneneinstrahlung und Hitze. Auf der anderen Seite bieten sie jedoch auch deutlich mehr Möglichkeiten als man in einem festen Gebäude hat.

Aber fangen wir erst einmal mit dem größten Vorteil bei Outdoor-Events an: Seit einigen Jahren und besonders während der Corona-Pandemie hat die Anzahl an Indoor-Locations deutlich abgenommen, und gerade in den Wintermonaten stellt es eine immer größere Herausforderung dar, eine passende Location für größere Personengruppen zu finden. Mit dem zunehmend besseren Wetter und dem Fakt, dass man nicht mehr nur auf feste Gebäude angewiesen ist, fällt es deutlich einfacher.

Neben festen Bauten und Hallen eröffnen sich mit den ersten stabilen Sonnentagen auch andere Möglichkeiten, wie Grünflächen wie Wiesen oder Parks zu bespielen.

Durch den geringeren Regen ist es auf vielen Flächen möglich, Zelte und auch Böden aufzubauen.

Die Eventszene hat sich in den letzten Jahren besonders auf den Aufbau von kurzfristigen Veranstaltungsstätten mit Zelten, Bierwägen oder auch ganz neuen Lösungen spezialisiert. Neben den in der Vergangenheit meist eingesetzten geschlossenen Festzelten mit Holzboden gibt es heute immer mehr Anbieter von beispielsweise Flexzelten oder Gastrocontainern, die mit einer voll eingerichteten Bar ausgestattet sind.

Das Bespielen einer Outdoor-Fläche liegt dabei oft, wenn man alles richtig macht, kostentechnisch nicht viel höher als die Miete einer festen Location.

Bei der Planung im Vorhinein und auch bei der Durchführung gibt es jedoch einige Dinge zu beachten. So sollte man in jedem Fall für verschiedene Wetterphänomene Notfallpläne haben und bereits ab der ersten Aufbauplanung verschiedene Ausweichmöglichkeiten zu den Hauptflächen mit einplanen.

Neben der größeren Auswahl an Locations bieten Outdoor-Veranstaltungen aber auch noch andere Vorteile. So verbringt eine Besucherin oder ein Besucher im Schnitt bis zu 15% mehr Zeit auf einer im Freien stattfindenden Veranstaltung als auf Indoor-Events. Nicht nur das, sondern auch die häufig unkonstruierte Atmosphäre wirkt sich positiv auf den Pro-Kopf-Umsatz deiner Gäste aus. Mit der Länge des Aufenthalts auf einem Event steigt die Chance, dass neben Getränken auch noch etwas zu essen gekauft wird.

Generell sind Besucher auf draußen stattfindenden Veranstaltungen häufig weniger gestresst und machen sich weniger Sorgen um An- und Abreise, was es deutlich erleichtert, dass sie sich auf die konstruierte Illusion einlassen und schneller im Eventformat ankommen.

Gleiches lässt sich natürlich nicht nur auf kommerziell geplante Veranstaltungen, sondern auch auf Firmen- oder private Feiern anwenden.
Die Möglichkeiten in der Programmplanung sind im Frühling und Sommer nicht nur größer, sondern die Teilnehmer:innen sind häufig auch eher bereit, an den einzelnen Aktionen teilzunehmen.

Wir empfehlen beispielsweise Firmen daher schon seit Jahren als Alternative zur klassischen Weihnachtsfeier, eher über ein Sommerfest nachzudenken. Hier lassen sich die Interessen der Mitarbeiter:innen deutlich besser und auch kostengünstiger abbilden. So kann sich zum Beispiel ein Sportturnier mit einem gemeinsamen Ausklang am Abend, mit Band und einem Grill-Catering deutlich teamfördernder auswirken als eine Winterwanderung. Allein das Zusammensitzen an einem See im Sonnenuntergang birgt mehr Potential als das Zusammenstehen in der Kälte, wo alle dicke Winterjacken tragen.

Wichtig ist aber zum Ende noch anzumerken, dass eine Veranstaltung, die im Freien stattfindet, schon in ihrer Natur deutlich mehr Planung benötigt. So sind beim Aufbau einer temporären Veranstaltungsstätte viele Gewerke eingebunden und man hat, wie beispielsweise in einer fest angemieteten Halle, mehr Entscheidungen zu treffen.

Damit Ihre Veranstaltung somit nicht wegen Fehlern in der Planung oder aus Unwissenheit im Nachhinein mehr kostet, als Sie dachten, stehen wir Ihnen gerne bei der Planung Ihres nächsten Outdoor-Events zur Seite.