Was die Budgetplanung umfasst
Wir berücksichtigen alle Kostenblöcke einer Veranstaltung und machen sie früh sichtbar, zum Beispiel:
- Location-Miete und Nebenkosten
- Veranstaltungstechnik, Bühne und Strom
- Catering und Getränke
- Dekoration und Ausstattung
- Personal, Sicherheits- und Sanitätsdienst
- Künstler, Programm und Moderation
- Genehmigungen, Abgaben und Versicherungen
Wie wir vorgehen
Zuerst klären wir mit dir den finanziellen Rahmen und die Prioritäten: Was muss sein, was ist wünschenswert, worauf könnt ihr im Zweifel verzichten? Daraus entsteht ein Budgetplan, der mit den Angeboten der Dienstleister fortgeschrieben wird.
So erkennst du rechtzeitig, wenn Positionen aus dem Ruder laufen, und kannst gegensteuern, bevor Verträge unterschrieben sind. Nach der Veranstaltung gleichen wir Plan und Ist im Veranstaltungscontrolling ab.
Häufige Fragen
Wir haben nur ein festes Budget. Kann man damit planen?
Ja, gerade dann. Wir zeigen dir, was mit dem vorhandenen Budget realistisch ist und wo sich Prioritäten verschieben lassen.
Welche Kosten werden oft vergessen?
Häufig unterschätzt werden Nebenkosten wie Auf- und Abbauzeiten, Strom, Reinigung, Entsorgung, Personalverpflegung sowie Abgaben und Genehmigungsgebühren.
Wie genau ist die erste Kostenschätzung?
Zu Beginn arbeiten wir mit Erfahrungswerten und Annahmen. Je mehr Angebote vorliegen und je konkreter die Planung wird, desto genauer wird das Budget. Änderungen machen wir für dich transparent.
Hilft die Budgetplanung auch bei Entscheidungen?
Ja. Wenn du zwischen Varianten wählen musst, etwa zwei Locations oder unterschiedlichen Programmpunkten, zeigt der Budgetplan, was die jeweilige Entscheidung für das Gesamtbudget bedeutet.